Seit dem 1. Januar 2025 gelten für Unternehmen neue Vorgaben zur E-Rechnung. Dabei stellt sich vor allem die Frage, welche Pflichten bereits heute bestehen, wann die Übergangsfristen enden und welche organisatorischen und technischen Anpassungen in der Buchhaltung erforderlich sind.
In diesem Beitrag informiert Murat Sayinc von Sayinc Consulting darüber, welche Anforderungen Unternehmen seit 2025 erfüllen müssen, wann die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen greift und wie sich Empfang und Versand mit DATEV in bestehende Buchhaltungsprozesse integrieren lassen.
Inhalt
Was hat sich bei der E-Rechnungspflicht ab 2025 geändert?
Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die Regeln für Rechnungen zwischen Unternehmen grundlegend geändert. Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im inländischen B2B-Bereich der gesetzliche Regelfall. Grundlage dafür sind insbesondere die Änderungen in § 14 UStG.
Neue gesetzliche Grundlage für elektronische Rechnungen
Die Ursprünge der E-Rechnung finden sich im Steuervereinfachungsgesetz von 2011 und in der EU-Verordnung 2010/45/EU. Danach waren E-Rechnungen bereits seit dem 1. Juli 2011 den Papierrechnungen gleichgestellt. Doch erst seit 2025 gelten die gesetzlichen Definitionen für E-Rechnungen in ihrer heutigen Form. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.
Damit verfolgt der Gesetzgeber das Ziel, Rechnungsprozesse stärker zu digitalisieren und Daten künftig maschinell verarbeiten zu können. Für Unternehmen bedeutet das, dass es nicht mehr allein entscheidend ist, ob eine Rechnung elektronisch versendet wird. Vielmehr ist entscheidend, in welchem Format die Rechnungsdaten vorliegen.
PDF-Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung
Ein häufiger Irrtum besteht darin, jede per E-Mail versandte Rechnung, etwa im PDF-Format, als E-Rechnung anzusehen. Eine aus einem Word-Dokument erzeugte PDF-Datei erfüllt die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung grundsätzlich nicht. Zwar liegt eine solche Rechnung in einem elektronischen Datenformat vor, sie enthält jedoch keine strukturierten Rechnungsdaten, die unmittelbar elektronisch weiterverarbeitet werden können.
Geeignete Formate für eine E-Rechnung sind beispielsweise die XRechnung oder die entsprechenden ZUGFeRD-Formate. Beim ZUGFeRD-Format wird zwar auch eine PDF-Datei erzeugt. In dieser sind die Rechnungsinformationen jedoch strukturiert bereitgestellt, sodass sie von geeigneter Buchhaltungssoftware automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden können. Dies ist mit einem einfachen PDF-Format nicht möglich.
Von der E-Rechnungspflicht betroffene Unternehmen
Die neuen Regelungen betreffen vor allem Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen (sog. B2B-Bereich). Grundsätzlich sind sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland ansässig.
Für Rechnungen an Privatkunden (sog. B2C-Bereich) gelten die allgemeinen Vorgaben zur verpflichtenden E-Rechnung dagegen nicht. Daneben bestehen verschiedene gesetzliche Ausnahmen und Sonderregelungen, die insbesondere bei bestimmten Umsätzen oder Unternehmergruppen relevant sein können.
Unternehmen müssen deshalb zunächst klären, ob ihre eigenen Geschäftsvorgänge von der E-Rechnungspflicht erfasst werden. Ist dies der Fall, müssen sie sich sowohl mit dem Empfang elektronischer Rechnungen als auch mit der künftig schrittweise greifenden Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen auseinandersetzen.
Müssen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen und versenden?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich als gesetzlicher Regelfall. Das bedeutet jedoch nicht, dass Unternehmen ab diesem Zeitpunkt alle Rechnungen als E-Rechnung versenden müssen. Für den Empfang und die Ausstellung gelten unterschiedliche zeitliche Vorgaben.
Empfang von E-Rechnungen ist seit 2025 verpflichtend
Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmen zu empfangen. Für diese Empfangspflicht sieht das Gesetz keine Übergangsfrist vor. Sie gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen selbst bereits verpflichtet ist, E-Rechnungen auszustellen.
Somit können Geschäftspartner bereits heute Rechnungen beispielsweise im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format übermitteln. Eine Zustimmung des Rechnungsempfängers ist hierfür nicht mehr erforderlich.
Für den reinen Empfang kann zunächst auch ein E-Mail-Postfach ausreichen. In der betrieblichen Praxis stellt sich jedoch zusätzlich die Frage, wie die empfangenen Rechnungsdaten anschließend geprüft, verarbeitet, verbucht und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.
Für den Versand gelten Übergangsfristen
Anders sieht es bei der Ausstellung von Rechnungen aus. In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Unternehmen bei den von der E-Rechnungspflicht erfassten Umsätzen weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Auch andere elektronische Rechnungen, beispielsweise einfache PDF-Rechnungen, können verwendet werden, sofern der Empfänger dieser Form zustimmt.
Unternehmen müssen deshalb nicht bereits seit Anfang 2025 ihren gesamten Rechnungsausgang auf die E-Rechnung umgestellt haben. Die Pflicht zur Ausstellung wird vielmehr schrittweise eingeführt.
Die zentrale Unterscheidung lautet somit: Unternehmen müssen E-Rechnungen bereits seit 2025 empfangen können. Für die eigene Ausstellung und Übermittlung gelten dagegen noch gesetzliche Übergangsfristen.
Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?
Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen wird schrittweise eingeführt. Welche Anforderungen gelten, hängt deshalb insbesondere vom jeweiligen Jahr und teilweise auch vom Umsatz des Rechnungsausstellers ab.
2025 und 2026 gelten noch weitreichende Übergangsregelungen
Für Umsätze, die in diesen Jahren ausgeführt werden, können Unternehmen grundsätzlich weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Auch andere elektronische Rechnungsformate, etwa eine einfache PDF-Rechnung, sind mit Zustimmung des Rechnungsempfängers möglich.
Die bereits bestehende Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen bleibt davon unberührt. Unternehmen müssen also seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, während sie beim eigenen Rechnungsausgang zunächst noch von den Übergangsregelungen profitieren können.
Ab 2027 ist der Vorjahresumsatz entscheidend
Zum 1. Januar 2027 folgt die nächste Stufe. Unternehmen, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 Euro betragen hat, können die allgemeine Übergangsregelung dann nicht mehr in Anspruch nehmen. Bei den von der E-Rechnungspflicht erfassten Umsätzen müssen sie grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro können dagegen noch bis Ende 2027 von einer weiteren Übergangsregelung Gebrauch machen.
Ab 2028 endet die allgemeine Übergangsphase
Ab dem 1. Januar 2028 greifen die Vorgaben zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle von der Regelung erfassten inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich. Die allgemeinen Übergangsregelungen für Papier- oder einfache PDF-Rechnungen laufen damit aus.
Unternehmen sollten allerdings berücksichtigen, dass die gesetzlichen Vorgaben verschiedene Ausnahmen vorsehen.
Ausnahmen von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen
Von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung sind insbesondere Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG ausgenommen. Auch für bestimmte Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise gelten Ausnahmen. Darüber hinaus können weitere Sonderregelungen greifen, etwa bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Rechnungen, die nicht unter die allgemeinen Voraussetzungen der E-Rechnungspflicht fallen.
Die Ausnahme von der Ausstellungspflicht bedeutet allerdings nicht, dass ein Unternehmen keine E-Rechnungen empfangen können muss. Die seit 2025 bestehende Empfangspflicht ist hiervon grundsätzlich zu unterscheiden.
Welche Auswirkungen hat die E-Rechnung auf die Buchhaltung?
Die Umstellung auf die E-Rechnung betrifft nicht nur die Art, in der eine Rechnung erstellt oder empfangen wird. Unternehmen sollten vielmehr den gesamten Ablauf vom Rechnungseingang über die Prüfung und Verbuchung bis hin zur Aufbewahrung betrachten. Gleiches gilt für die Erstellung und den Versand eigener Ausgangsrechnungen.
Rechnungseingang muss digital organisiert werden
Um der gesetzlichen Empfangspflicht zu genügen, ist grundsätzlich nicht mehr nötig als ein E-Mail-Postfach. Auf diese Weise können E-Rechnungen im entsprechenden Format empfangen werden. Damit ist allerdings noch nicht geregelt, wie eine eingehende E-Rechnung innerhalb des Unternehmens weiterverarbeitet wird.
Unternehmen müssen beispielsweise festlegen, wie E-Rechnungen erfasst, geprüft und freigegeben werden, wie die Rechnungsdaten in die Buchhaltung gelangen und wie die Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Je stärker diese einzelnen Arbeitsschritte miteinander verbunden sind, desto weniger manuelle Übertragungen sind erforderlich.
Rechnungsausgang auf die kommenden Pflichten vorbereiten
Auch wenn viele Unternehmen aufgrund der Übergangsregelungen noch nicht zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind, sollte der bestehende Rechnungsausgang bereits überprüft werden. Entscheidend ist insbesondere, aus welchem System Rechnungen derzeit erstellt werden und ob dieses künftig E-Rechnungen in einem zulässigen strukturierten Format erzeugen kann.
Dabei geht es nicht nur um die technische Erstellung der Rechnung. Auch Kundendaten, Rechnungsfreigaben, Versand und Übergabe der Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung müssen in den künftigen Ablauf eingebunden werden.
Bestehende Systeme und Schnittstellen überprüfen
Besonders bei Unternehmen, die mit einem ERP-System, einer Warenwirtschaft oder verschiedenen miteinander verbundenen Anwendungen arbeiten, kann die Einführung der E-Rechnung bestehende Schnittstellen betreffen. Rechnungsdaten müssen zwischen den einzelnen Systemen zuverlässig übertragen und anschließend in der Buchhaltung verarbeitet werden können.
Die E-Rechnung bietet damit zugleich den Anlass, bestehende Buchhaltungsprozesse zu überprüfen. Statt lediglich ein zusätzliches Rechnungsformat in vorhandene Abläufe einzubauen, kann es sinnvoll sein, Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Finanzbuchhaltung insgesamt stärker zu digitalisieren und miteinander zu verbinden. Unternehmen sollten damit nicht erst unmittelbar vor Ablauf der jeweiligen Übergangsfrist beginnen. Gerade bei komplexeren Systemlandschaften benötigt die Umstellung ausreichend Zeit für Einrichtung, Anpassung und Erprobung der neuen Abläufe.
Wie lässt sich die E-Rechnung mit DATEV umsetzen?
DATEV bietet Unternehmen verschiedene Möglichkeiten, den Empfang, die Verarbeitung und den Versand von E-Rechnungen in digitale Buchhaltungsprozesse einzubinden. Dadurch kann die E-Rechnung nicht nur gesetzeskonform verarbeitet, sondern zugleich in bestehende Abläufe der Finanzbuchhaltung integriert werden.
E-Rechnungen mit DATEV Unternehmen online verarbeiten
Für den Rechnungseingang kann DATEV Unternehmen online genutzt werden. Eingehende Belege und E-Rechnungen können dort digital bereitgestellt, verarbeitet und für die weitere Buchführung genutzt werden.
Der Vorteil liegt insbesondere darin, dass die E-Rechnung nicht isoliert als Datei behandelt werden muss. Stattdessen kann sie unmittelbar in den bestehenden digitalen Rechnungsprozess eingebunden werden. Dadurch lassen sich Rechnungseingang, Belegverwaltung und Finanzbuchhaltung enger miteinander verbinden für eine effiziente digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerberater.
Ausgangsrechnungen mit DATEV Auftragswesen next erstellen
Für die Erstellung eigener E-Rechnungen steht mit DATEV Auftragswesen next ein Zusatzmodul zu DATEV Unternehmen online zur Verfügung. Damit können Unternehmen unter anderem Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erstellen und elektronisch an ihre Geschäftspartner übermitteln.
Neben Rechnungen können über Auftragswesen next beispielsweise auch Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungskorrekturen erstellt werden. Damit lässt sich der Rechnungsprozess vom ersten Verkaufsbeleg bis zur späteren Übergabe an die Buchhaltung digital abbilden.
Wie die Einführung der E-Rechnung mit DATEV konkret umgesetzt werden kann, lesen Sie in diesem Beitrag
Bestehende Buchhaltung auf DATEV umstellen
Unternehmen, die bislang mit einer anderen Buchhaltungssoftware oder einem ERP-System arbeiten, können die Einführung der E-Rechnung zugleich zum Anlass nehmen, ihre Buchhaltung insgesamt auf DATEV umzustellen.
Dabei sollte nicht nur die Software ausgetauscht werden. Entscheidend ist vielmehr, wie bestehende Daten, Schnittstellen und Arbeitsabläufe künftig in DATEV abgebildet werden sollen. Eine sorgfältig geplante Migration ermöglicht es, den Rechnungseingang, die Erstellung von Ausgangsrechnungen und die eigentliche Finanzbuchhaltung von Anfang an aufeinander abzustimmen.
Sayinc Consulting unterstützt Unternehmen bei der Umstellung ihrer bestehenden Buchhaltung auf DATEV. Dazu gehören die Analyse der vorhandenen Buchhaltungsprozesse, die Planung der Migration und die Einrichtung der benötigten DATEV-Lösungen. Auf diese Weise kann die Einführung der E-Rechnung zugleich genutzt werden, um bestehende Abläufe neu zu strukturieren und die Buchhaltung auf einen durchgängigen digitalen Prozess auszurichten.
Fazit
- Empfangspflicht seit 2025: Unternehmen müssen bereits seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Es gelten Übergangsfristen, die vor allem die Ausstellung eigener E-Rechnungen betreffen.
- E-Rechnung ist mehr als eine PDF-Datei: Eine einfache PDF-Rechnung erfüllt grundsätzlich nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Erforderlich ist ein strukturiertes elektronisches Format, das eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht.
- Versandpflicht wird schrittweise eingeführt: Für 2025 und 2026 bestehen noch weitreichende Übergangsregelungen. Ab 2027 verschärfen sich die Anforderungen für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro, bevor die allgemeine Übergangsphase zum 1. Januar 2028 endet.
- Buchhaltungsprozesse frühzeitig vorbereiten: Unternehmen sollten nicht nur prüfen, ob sie E-Rechnungen technisch empfangen und erstellen können. Auch Rechnungsprüfung, Freigabe, Verbuchung, Aufbewahrung und bestehende Schnittstellen müssen in die Umstellung einbezogen werden.
- DATEV kann Empfang und Versand abbilden: Mit DATEV Unternehmen online und DATEV Auftragswesen next lassen sich E-Rechnungen in digitale Buchhaltungsprozesse integrieren. Die Einführung der E-Rechnung kann deshalb zugleich ein sinnvoller Anlass sein, bestehende Buchhaltungsprozesse zu überprüfen und gegebenenfalls auf DATEV umzustellen.
E-Rechnung und DATEV-Umstellung rechtzeitig vorbereiten
Die nächsten Stufen der E-Rechnungspflicht stehen fest. Wer erst kurz vor Ablauf der eigenen Übergangsfrist beginnt, riskiert Zeitdruck bei Software, Schnittstellen und internen Abläufen. Murat Sayinc klärt mit Ihnen in einer Erstberatung, welche Anforderungen für Ihr Unternehmen bestehen und welche DATEV-Lösungen zu Ihren Prozessen passen.
FAQ zur E-Rechnung
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei enthält keine strukturierten Rechnungsdaten und erfüllt die Anforderungen des § 14 UStG nicht. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte Formate nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht zwar wie eine PDF aus, trägt die Rechnungsdaten aber zusätzlich maschinenlesbar in sich.
Müssen Unternehmen seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können – ohne Übergangsfrist und ohne dass der Empfänger zustimmen muss. Für den reinen Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach; die Weiterverarbeitung, Verbuchung und Aufbewahrung müssen aber intern geregelt sein.
Ab wann müssen Unternehmen selbst E-Rechnungen ausstellen?
Stufenweise: 2025 und 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle betroffenen inländischen B2B-Umsätze.
Wer ist von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen?
Ausgenommen sind insbesondere Kleinunternehmer nach § 19 UStG sowie Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Auch Rechnungen an Privatkunden (B2C) und bestimmte steuerfreie Umsätze fallen nicht unter die Ausstellungspflicht. Die Empfangspflicht gilt für diese Unternehmen trotzdem.
Wie lassen sich E-Rechnungen mit DATEV empfangen und versenden?
Eingehende E-Rechnungen werden über DATEV Unternehmen online erfasst, geprüft und für die Finanzbuchhaltung bereitgestellt. Ausgangsrechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und versendet man mit dem Zusatzmodul DATEV Auftragswesen next. Beide Lösungen greifen ineinander, sodass Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Buchhaltung ohne Medienbruch verbunden sind.
