adata Insolvenz: Alternative Lohnabrechnung mit DATEV

Die Oktober-Abrechnung steht an, und der Hersteller Ihres Lohnprogramm befindet sich im Insolvenzverfahren.

Vor dieser Herausforderung stehen aktuell rund 450 Kunden, der adata Software GmbH aus Verden.

Der etablierte Anbieter für Lohn- und Gehaltsabrechnung im Mittelstand und in öffentlichen Einrichtungen, befindet sich seit Ende Juli 2026 im Insolvenzantragsverfahren. Wer heute noch mit adata Lohn und Gehalt abrechnet, braucht innerhalb weniger Wochen einen belastbaren Plan zur Umstellung auf ein neues System.

Die gute Nachricht: Ein Wechsel auf DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt ist auch kurzfristig möglich, wenn Migration und Stammdatenimport von Anfang an sauber aufgesetzt werden.

In diesem Beitrag informiert Murat Sayinc von Sayinc Consulting über den aktuellen Stand bei adata, die Optionen für betroffene Unternehmen und den konkreten Ablauf einer kurzfristigen Umstellung der Lohnabrechnung auf DATEV.

Was ist bei adata passiert – und was bedeutet das für Kunden?

Im Oktober 2025 wurde die adata Software GmbH von der zvoove Group übernommen, einem Anbieter von Software für Personaldienstleister, Sicherheits- und Gebäudereinigungsunternehmen. Erklärtes Ziel der Übernahme war die Integration der adata-Lohnabrechnung in das Cloud-Angebot von zvoove für die Gebäudedienstleistung.

Quelle: https://zvoove.de/wp-content/uploads/2025/10/20251013_zvoove-uebernimmt-Adata_GER.pdf

Keine zehn Monate später folgte der Insolvenzantrag. Das Amtsgericht Verden (Aller) ordnete am 31. Juli 2026 die vorläufige Insolvenzverwaltung über das Vermögen der adata Software GmbH an (Az. 11 IN 129/26). Der vorläufige Insolvenzverwalter prüft seither die Fortführungs- und Sanierungsoptionen.

Quelle: https://www.kreiszeitung.de/lokales/verden/verden-ort47274/adata-stellt-insolvenzantrag-nur-monate-nach-uebernahme-durch-zvoove-94440893.html

Nach Angaben aus dem Kundenkreis hat adata seinen Kunden Ende August mitgeteilt, den Geschäftsbetrieb zum 1. Oktober 2026 einzustellen. Sollte sich das bestätigen, bleibt für die Oktober-Abrechnung faktisch keine Zeit für ein Abwarten.

Quelle: https://www.kommunal-edv.de/2026/08/25/insolvenzantrag-bei-adata/)

Was das für die laufende Lohnabrechnung heißt

Im vorläufigen Insolvenzverfahren läuft der Betrieb in der Regel zunächst weiter. Updates, Support und die Pflege gesetzlicher Rechengrößen sind jedoch nicht mehr verlässlich planbar. Gerade in der Lohnabrechnung ist das kritisch: Jeder Monat bringt Meldungen an Krankenkassen, Finanzamt und Berufsgenossenschaft, die fristgerecht und in der aktuellen Programmversion erfolgen müssen.

Hinzu kommt: Viele adata-Kunden stammen aus dem klassischen Mittelstand und der öffentlichen Hand. Das ist nicht die Zielgruppe, für die die zvoove-Plattform gebaut wurde. Wer eine langfristige Perspektive für seine Personalabrechnung sucht, sollte deshalb jetzt die Anbieterfrage grundsätzlich klären – nicht nur die Frage, ob die nächste Abrechnung noch durchläuft.

Welche Optionen haben adata-Kunden jetzt für die Lohnabrechnung?

Betroffene Unternehmen stehen im Kern vor drei Möglichkeiten.

Option 1: Abwarten

Solange das System läuft, lässt sich theoretisch weiter abrechnen. Das Risiko trägt allein der Arbeitgeber: Fehlt ein Update zum Jahreswechsel oder fällt der Support aus, sind Meldefristen und die Korrektheit der Abrechnung unmittelbar gefährdet. Für die Geschäftsleitung ist das eine Haftungsfrage.

Option 2: Wechsel zu einem vom Verwalter oder Käufer vorgeschlagenen Nachfolgesystem

Sollte adata seinen Kunden einen Nachfolgeanbieter vorschlagen, ist das eine legitime Option – aber kein Automatismus. Ein Systemwechsel ist immer eine Migration. Ob das vorgeschlagene System zur Branche, zum Steuerberater und zur bestehenden Finanzbuchhaltung passt, muss jedes Unternehmen selbst bewerten.

Option 3: Wechsel auf DATEV

Für Unternehmen, deren Steuerberater DATEV-Mitglied ist, ist das der naheliegende Weg. Lohn und Finanzbuchhaltung laufen dann in einem Ökosystem, die Buchungsbelege aus dem Lohn fließen direkt in die Fibu, und die Wartung liegt bei einer Genossenschaft, die seit Jahrzehnten stabil im Markt ist. Was viele nicht wissen: Mit einem eingespielten Team ist dieser Wechsel auch innerhalb weniger Wochen machbar.

Warum ist DATEV die naheliegende Alternative für adata-Kunden?

DATEV bietet zwei Lohnprogramme, die den gesamten Bereich der Entgeltabrechnung abdecken: DATEV LODAS für die Abrechnung im Rechenzentrum und DATEV Lohn und Gehalt für die Abrechnung vor Ort im Unternehmen oder in der Kanzlei. Beide Systeme erfüllen die Anforderungen an ITSG-zertifizierte Entgeltabrechnung, das elektronische Meldewesen und die Digitale Lohnschnittstelle.

Stabilität durch die Genossenschaft

DATEV ist als Genossenschaft der steuerberatenden Berufe organisiert. Das bedeutet: Keine Übernahme durch einen branchenfremden Investor, keine Strategiewechsel nach einem Eigentümerwechsel, keine Abhängigkeit von einzelnen Softwarehäusern. Für die Lohnabrechnung, die jeden Monat funktionieren muss, ist genau diese Verlässlichkeit das entscheidende Kriterium.

Lohn und Finanzbuchhaltung aus einer Hand

Läuft die Finanzbuchhaltung bereits beim Steuerberater in DATEV, entfallen mit dem Lohnwechsel die Schnittstellen und Medienbrüche. Buchungsbelege aus dem Lohn werden direkt übergeben, Auswertungen für Jahresabschluss und Betriebsprüfung liegen im selben System. Für den Steuerberater ist das ein deutlicher Effizienzgewinn, für das Unternehmen weniger Abstimmungsaufwand.

Verteilung der Aufgaben zwischen Unternehmen und Kanzlei

DATEV erlaubt es, die Abrechnung flexibel aufzuteilen: Das Unternehmen erfasst Bewegungsdaten und Stammdaten, die Kanzlei rechnet ab und meldet. Oder das Unternehmen rechnet selbst ab und die Kanzlei prüft. Gerade in der Übergangsphase nach adata ist diese Flexibilität wertvoll, weil Kapazitäten dort eingesetzt werden können, wo sie gerade vorhanden sind.

Wie läuft die kurzfristige Migration von adata auf DATEV ab?

Ein Lohnwechsel unter Zeitdruck gelingt, wenn drei Dinge parallel angegangen werden: Stammdaten, Vortragswerte und Organisation.

Schritt 1: Personalstammdaten exportieren und aufbereiten

Aus adata werden die Personalstammdaten exportiert – Personalien, Vertragsdaten, Steuer- und Sozialversicherungsmerkmale, Bankverbindungen, Lohnarten. Diese Daten werden bereinigt, auf das DATEV-Importformat gemappt und über den Stammdaten-Import in LODAS oder Lohn und Gehalt eingespielt. Die Bereinigung ist der wichtigste Schritt: Karteileichen, veraltete Krankenkassen und falsch gepflegte Merkmale werden jetzt korrigiert, nicht mitgeschleppt.

Schritt 2: Vortragswerte übernehmen

Für einen Wechsel im laufenden Jahr müssen die kumulierten Jahreswerte jedes Mitarbeiters übernommen werden – Steuerbrutto, SV-Brutto, Beiträge, Fehlzeiten. Ohne korrekte Vorträge sind Lohnsteuerbescheinigung und Jahresmeldung falsch. Dieser Schritt erfordert die meiste Sorgfalt und wird bei uns mit einem Abgleich gegen die letzte adata-Abrechnung geprüft.

Schritt 3: Meldewesen und Schnittstellen umstellen

Betriebsnummern, Krankenkassen-Kommunikation, Zahlstellen, DEÜV-Meldungen und die Lohnsteueranmeldung werden auf das neue System eingerichtet. Parallel wird die Übergabe an die Finanzbuchhaltung beim Steuerberater konfiguriert.

Schritt 4: Schulung und Begleitung der ersten Abrechnungen

Die Mitarbeiter in der Lohnabteilung werden auf das neue System eingearbeitet, die ersten zwei bis drei Abrechnungen werden begleitet. Wo im Unternehmen die Kapazität fehlt, stellt Sayinc Consulting DATEV-erfahrene Lohnfachkräfte für die Übergangsphase.

Praxisbeispiel aus dem Unternehmensalltag

Ein Produktionsbetrieb mit 180 Mitarbeitern rechnet seit Jahren mit einem regionalen Lohnprogramm ab, dessen Hersteller den Support einstellt. Der Steuerberater ist DATEV-Mitglied, die Finanzbuchhaltung läuft bereits in DATEV. Innerhalb von wenigen Wochen werden Stammdaten exportiert, bereinigt und importiert, die Vortragswerte übernommen und die letzte Abrechnung des alten Systems parallel in LODAS nachgerechnet. Die erste produktive DATEV-Abrechnung geht fristgerecht raus, die Buchungsbelege landen ohne Zusatzaufwand in der Fibu der Kanzlei.

Welche Fehler sollten Unternehmen beim Anbieterwechsel im Lohn vermeiden?

Unter Zeitdruck passieren Fehler, die später teuer werden. Die häufigsten:

Stammdaten ungeprüft übernehmen. Wer Daten eins zu eins importiert, übernimmt auch alle Fehler der letzten Jahre. Die Migration ist der richtige Moment für eine Bereinigung.

Vortragswerte schätzen statt abgleichen. Falsche Jahreswerte fallen oft erst bei der Lohnsteuerbescheinigung oder der Betriebsprüfung auf – dann ist die Korrektur aufwendig.

Steuerberater nicht einbinden. Der Lohn ist eng mit der Fibu verzahnt. Ein Wechsel ohne Abstimmung mit der Kanzlei erzeugt Doppelarbeit und Schnittstellenprobleme.

Historie nicht sichern. Aufbewahrungspflichten gelten unabhängig vom Hersteller. Abrechnungen, Lohnkonten und Meldungen aus Vorsystemen müssen vor der Abschaltung vollständig exportiert und revisionssicher archiviert werden.

Zu spät anfangen. Ein Lohnwechsel braucht bei guter Vorbereitung vier bis sechs Wochen. Wer jetzt noch zögert riskiert unnötige Zusatzkosten.

Warum Sayinc Consulting die Umstellung auf DATEV kurzfristig umsetzen kann

Sayinc Consulting unter der Leitung von Murat Sayinc ist auf die Einführung und Migration von DATEV-Lösungen spezialisiert und wurde 2024 mit dem DATEV Partner Award für Rechnungswesen und Personalwirtschaft ausgezeichnet. Mit bundesweit verfügbaren DATEV-Fachkräften für den Lohn kann Sayinc Consulting auch mehrere Migrationen parallel umsetzen – genau die Kapazität, die adata-Kunden jetzt brauchen.

Ansatz von Sayinc Consulting

Am Anfang steht ein kurzes Gespräch: Wie viele Mitarbeiter, welche Besonderheiten (Tarif, Zuschläge, öffentlicher Dienst, Baulohn), welcher Steuerberater, welches DATEV-System passt. Daraus entsteht ein Migrationsfahrplan mit klaren Verantwortlichkeiten und einem Termin für die erste DATEV-Abrechnung.

Die Umsetzung erfolgt in enger Abstimmung mit dem Steuerberater des Unternehmens und – wo sinnvoll – mit weiteren Partnern aus dem DATEV-Ökosystem. Das Ziel ist nicht nur, dass die nächste Abrechnung durchläuft, sondern dass das Unternehmen danach auf einer Plattform arbeitet, die auch in zehn Jahren noch gepflegt wird.

Fazit: Das müssen adata-Kunden jetzt tun

• Lage realistisch einschätzen: adata befindet sich seit dem 31. Juli 2026 in vorläufiger Insolvenzverwaltung. Updates, Support und Jahreswechsel sind nicht mehr verlässlich planbar. Abwarten ist eine Entscheidung mit Haftungsrisiko.
• Historie sichern: Alle Abrechnungen, Lohnkonten und Meldungen aus adata vollständig exportieren und revisionssicher archivieren – unabhängig davon, für welchen Weg Sie sich entscheiden.
• DATEV als Alternative prüfen: Ist der Steuerberater DATEV-Mitglied, liegt der Wechsel auf DATEV LODAS oder Lohn und Gehalt nahe. Lohn und Fibu laufen dann in einem System, die Wartung liegt bei der Genossenschaft.
• Migration sauber aufsetzen: Personalstammdaten bereinigen, Vortragswerte abgleichen, einen Monat parallel rechnen. Das ist in vier bis sechs Wochen machbar, wenn jetzt begonnen wird.
• Kapazität sichern: Wer intern keine freien Ressourcen hat, holt sich für die Übergangsphase DATEV-erfahrene Lohnfachkräfte.

Wechsel von adata auf DATEV mit Sayinc Consulting

Sayinc Consulting begleitet adata-Kunden von der ersten Einschätzung über den Stammdatenimport bis zur begleiteten ersten Abrechnung in DATEV. Buchen Sie jetzt einen 15-Minuten-Termin mit Murat Sayinc und klären Sie, ob Ihre Oktober-Abrechnung bereits in DATEV laufen kann.